Лео Бабаута: «Тратьте на работу с почтой не более 20 минут в день!»

Лео Бабаута: «Тратьте на работу с почтой не более 20 минут в день!» - известный психолог и писатель открыл нам  секрет, как сэкономить массу времени при работе с электронной почтой.

Несколько месяцев назад я решил тратить меньше времени на проверку электронной почты. Я бросил вызов самому себе:  буду проверять почту только два раза в день (в 10:00 и 16:00) и тратить на это не более 30 минут.

Помимо этого, я не буду проверять письма по утрам до того момента, как проработаю один час над собственным проектом. В итоге по стечению обстоятельств я не смог работать над проектом по утрам, поэтому я проверял почтовый ящик только после обеда.

В итоге я пришел к выводу, что двадцати минут вполне достаточно, для того, чтобы сделать всё необходимое.  Я не ставлю себе цель стать ультра эффективным человеком, но тоже время я стремлюсь минимизировать трату времени на отвлекающие факторы и пустое времяпровождение.

«Электронная почта – важная составляющая моей жизни, и не желаю отказываться от неё. Я бы просто хотел минимизировать время, которое я трачу на проверку почтовых сообщений.

После того, как я объяснил вам для чего я всё это делал, давайте обсудим, как лучше это сделать.

Как ограничить время на электронную почту

Я привык заходить в почту с самого утра, еще лежа  в постели. Также я всегда проверял письма в моменты, когда мне было скучно или у меня не было желание работать над чем-то сложным. Но в итоге я осознал, что «проверка почты» это один способов прокрастинации, который придумал мой разум. Разборка писем  лишь кажется полезным действием, на самом деле это уловка для того, чтобы оттянуть важную работу. 

Однажды мой приятель  задал мне вопрос: «Что произойдет, если ты не будешь проверять свой почтовый ящик всю неделю?». Моя работа остановится, а клиенты решат, что я сбежал. «А что случится, если ты начнешь проверять почту лишь один раз в день?». Ничего страшного не произойдет.

Что случится, если ты начнешь проверять почту лишь один раз в день?. Скорее всего ничего страшного не произойдет.

Так я заключил пари с моим другой и коллегой Джесси. Мы договорились проверять почтовый ящик лишь два раза в день. Тот, кто нарушит обещание – должен заплатить 1000 долларов. Это огромная сумма для такой простой задачи. Но мы пошли на это сознательно, такая высокая ставка позволит гарантировать, что мы действительно будем соблюдать условия спора.  

Я рекомендую вам заключить такое же пари. Хотя бы на месяц или неделю. Найдите человека, выберите некоторую крупную сумму, установите правила и посмотрите, сумеете ли вы продержаться обозначенное время.  Конечно, это не подойдет тем профессиям, которым обязательно нужно быть на связи в течение дня. Но скорее всего, вам только кажется, что нужно проверять почту каждый час, и ничего не произойдет, если делать это раз в день. Попробуйте и узнаете, подходят ли данные ограничения для вас.

Как тратить на работу с почтой не более 20 минут в день

Условные «20 минут» зависят от количества писем, которые вам необходимо обработать. Может вам потребуется 30 минут, а может 10 минут. Как показывает опыт, большинству людей достаточно 15-20 минут, если вы точно уверены что вам нужно больше, может вам необходимо сделать следующее:

  1. Отпишитесь от информационных и развлекательных почтовых рассылок, писем и разного хлама, который сыпется в ваш ящик. В конце каждого письма обычно есть кнопка «Отписаться» - воспользуйтесь ей. Избавьтесь от таких писем и у вас будет шанс сконцентрировать свое внимание на важных вопросах.
  2. Решите для себя, что сегодня вы разберетесь только с действительно важными письмами. Остальные - вы оставите на следующий день. Пустой почтовый ящик не столь важен, как те задачи, которые вам необходимо сделать сегодня.

Теперь, с учетом этих двух подсказок, давайте решим, что можно сделать, чтобы сократить время работы с электронной почтой до  20 минут в день:

  1. Поставьте таймер в телефоне на двадцать минут;
  2. Обработайте каждое письмо в почтовом ящике сверху вниз, поочередно просматривая каждое из них. Полностью завершайте работу с каждым письмом, перед тем как переходить к  следующему. Не пропускайте писем, не говорите себе «Пусть это письмо пока полежит. Что с ним делать я решу позже».
  3. Для каждого письма выполните одно из трех действий: 1) Удалите; 2) Напишите ответ прямо сейчас или выполните то, о чем говорится в письме; 3) Запланируйте задачу в ежедневнике, если работу требует много времени, перенести в папку «Сделать»;
  4. Если работа с сообщением потребует более 2 минут, запланируйте её в ежедневнике. Если это ссылка для чтения внесите её в специальный файл «Для чтения». Часто я отвечаю своему собеседнику, в какое именно время собираюсь поработать с его задачей. После этого я включаю задание в список моих дел и вношу в календарь.
  5. Будьте осторожны и внимательны при работе с почтой. При попытке разобраться со всей почтой за 20 минут можно быстро скатиться к формату «сделать как можно быстрее».  Поэтому старайтесь быть вежливым и внимательным к своим собеседникам.  Не позволяйте себе достигать прогресса в скорости в ущерб качеству.

После того, как будильник оповестит вас о том, что 20 минут прошли, прекратите работу.  Отложите оставшиеся задачи, закройте почтовую программу и не давайте себе заходить в  неё снова. Переключите свое внимание на другие важные вопросы.

Выдохните и проведите оставшийся день с удовольствием и пользой.

Подпишитесь на рассылку от Лайфхакер.укр

Раз в неделю мы отправляем лучшие статьи вам на почту

Нажимая на кнопку, вы даёте согласие на обработку своих персональных данных.

О Лайфхакере

Лайфхакер.Украина - украинский проект о саморазвитии и продуктивности, которые позволит улучшить практически все направления вашей жизни. На сайте вы найдете множество советов, лайфхаков и статей по следующим тематикам - мотивация, отношения, стиль жизни, семья, спорт, питание, здоровье, свободное время, личные финансы, продуктивность, технологии, карьера.